Stand: August 2026.

1. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Personalheld Dienstleistungen GmbH. Sie gilt insbesondere für Besucher unserer Website, Bewerber, Kandidaten, Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Kunden, Interessenten, Ansprechpartner bei Geschäftspartnern und sonstige Personen, die mit uns in Kontakt treten.

2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Personalheld Dienstleistungen GmbH
Pferdemarkt 9
34117 Kassel
Telefon: 0157 53 60 64 06
E-Mail: info@personalheld-gmbh.de

Ansprechpartner für Datenschutzanfragen:

Herr Kahraman Kocak
E-Mail: Kahraman.Kocak@personalheld-gmbh.de
Telefon: +49 561 510 573-22

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO bei einer Einwilligung.
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung.
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
• § 26 BDSG für die Entscheidung über die Begründung sowie für die Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen.
• Artikel 9 Absatz 2 DSGVO und § 26 Absatz 3 BDSG, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten rechtmäßig verarbeitet werden müssen.

4. Website, Server-Protokolldaten und technisch erforderliche Funktionen

Beim Aufruf unserer Website können durch den Hostinganbieter insbesondere IP-Adresse, Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie technische Statusdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen erforderlich ist. Längere Speicherungen erfolgen nur bei einem sicherheitsrelevanten Vorfall oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.

5. Cookies und Einwilligungsmanagement

Technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien werden eingesetzt, soweit sie für den Betrieb der Website oder die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Absatz 2 TDDDG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Nicht erforderliche Cookies, Analyse-, Marketing- oder externe Mediendienste werden erst nach einer freiwilligen Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlagen sind § 25 Absatz 1 TDDDG und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit über die auf der Website bereitgestellten Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail, Telefon, Telefax oder Post verarbeiten wir die übermittelten Kontakt- und Kommunikationsdaten zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, wenn die Anfrage der Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung dient. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung der Kommunikation.

7. Bewerbungen und Kandidatenprofile

Im Rahmen von Bewerbungen, Vermittlungswünschen und der Kandidatenbetreuung verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen, beruflichen Werdegang, Ausbildungen, Qualifikationen, Sprach- und Fachkenntnisse, erforderliche Arbeitserlaubnisse, Führerscheine, Berechtigungen, Zertifikate, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit, gewünschte Einsatzorte, Gesprächsnotizen sowie Angaben zu bisherigen Bewerbungen, Vermittlungen und Einsätzen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Personalvermittlung, zur Arbeitnehmerüberlassung und zur Kommunikation mit Bewerbern und Kandidaten. Rechtsgrundlagen sind insbesondere § 26 Absatz 1 BDSG und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

8. Übermittlung von Kandidatenprofilen an Kunden

Soweit dies zur Durchführung einer gewünschten Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung oder eines Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, übermitteln wir geeignete Kandidatenprofile und Bewerbungsunterlagen an Kunden oder potenzielle Arbeitgeber. Die Übermittlung wird auf die für die Beurteilung der Eignung erforderlichen Daten beschränkt.

Soweit eine Übermittlung nicht bereits zur Durchführung einer von der betroffenen Person gewünschten Vermittlung oder zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie nur aufgrund einer vorherigen Einwilligung. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur übermittelt, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage oder eine ausdrückliche Einwilligung besteht.

9. Bewerber- und Talentpool

Eine Aufnahme in unseren Bewerber- und Talentpool für zukünftige Stellenangebote und Vermittlungsmöglichkeiten erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten freiwilligen Einwilligung. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Daten werden grundsätzlich höchstens zwölf Monate nach Erteilung der Einwilligung gespeichert, sofern keine erneute Einwilligung oder gesetzliche Pflicht zu einer längeren Speicherung besteht.

10. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung arbeits-, sozialversicherungs- oder arbeitsschutzrechtlicher Pflichten erforderlich ist, verarbeiten wir auch besonders geschützte Daten. Hierzu können insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung, arbeitsmedizinische Eignungsinformationen oder Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit gehören.

Rechtsgrundlagen sind Artikel 9 Absatz 2 DSGVO und § 26 Absatz 3 BDSG. Medizinische Diagnosen werden grundsätzlich nicht an Kunden übermittelt. Kunden erhalten nur die für den konkreten Einsatz erforderlichen Informationen, beispielsweise das Vorliegen einer vorgeschriebenen arbeitsmedizinischen Eignung.

11. Beschäftigtendaten

Für die Begründung, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen verarbeiten wir insbesondere Personalstammdaten, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Bankverbindungen, Vertrags- und Vergütungsdaten, Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaub, Einsatzorte, Einsatzzeiten, Qualifikationen, Unterweisungen, Abrechnungsdaten, Reisekosten, gesetzlich erforderliche Nachweise sowie Daten zur betrieblichen Altersvorsorge oder zu Pfändungen, soweit dies erforderlich ist.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Einsatzplanung, Erfüllung gesetzlicher Arbeitgeberpflichten sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche. Rechtsgrundlagen sind § 26 BDSG, Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO sowie die anwendbaren arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften.

12. Arbeitnehmerüberlassung

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung übermitteln wir dem jeweiligen Einsatzunternehmen die Daten, die zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Einsatzes erforderlich sind. Hierzu können insbesondere Name, erforderliche Kontaktdaten, Qualifikationen, Berufserfahrung, Berechtigungen, Zertifikate, Einsatzzeitraum, Arbeitszeiten, arbeitsschutzbezogene Eignungsinformationen und gesetzlich erforderliche Angaben gehören.

Einsatzunternehmen dürfen die Daten ausschließlich zur Durchführung des Einsatzes und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten verarbeiten. Personalheld und das jeweilige Einsatzunternehmen können für ihre jeweiligen Verarbeitungen eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich sein.

13. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Wir verarbeiten Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Kommunikations-, Leistungs-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten von Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Kundenbetreuung, Abrechnung, Buchhaltung und Rechtsverfolgung. Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b, c und f DSGVO.

14. Datenquellen

Personenbezogene Daten erhalten wir insbesondere unmittelbar von betroffenen Personen, über unsere Website, Stellenbörsen, Bewerbungsplattformen, die Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Bildungsträger, Kooperationspartner, berufliche Netzwerke, Empfehlungen und öffentlich zugängliche berufsbezogene Quellen. Werden Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben, informieren wir nach Maßgabe des Artikels 14 DSGVO über Quelle und Verarbeitung.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich und gesetzlich zulässig, insbesondere an Kunden, potenzielle Arbeitgeber, Einsatzunternehmen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Finanzbehörden, Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Berufsgenossenschaften, Unfallversicherungsträger, Banken, Steuerberater, Rechtsanwälte, Gerichte, Versicherungen, Versorgungswerke sowie IT-, Hosting-, Cloud-, Kommunikations-, Bewerbermanagement-, Personalverwaltungs- und Lohnabrechnungsdienstleister übermittelt werden.

Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage eines Vertrags gemäß Artikel 28 DSGVO eingesetzt.

16. Kommunikation über WhatsApp

Wir bieten Bewerbern, Mitarbeitern und Kunden auf freiwilliger Grundlage die Kommunikation über WhatsApp an. Alternativ können E-Mail, Telefon oder Post genutzt werden. Bei der Nutzung können insbesondere Telefonnummer, Profilname, Kommunikationsinhalte, Metadaten und technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Meta Platforms Ireland Limited.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt der Kommunikation und ist regelmäßig Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b oder f DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Besonders sensible medizinische Unterlagen, vollständige Ausweiskopien, Bankdaten oder vergleichbar vertrauliche Dokumente sollen nicht über WhatsApp übermittelt werden, sofern hierfür kein besonders geschützter Übermittlungsweg eingerichtet wurde.

17. Externe Inhalte, soziale Netzwerke und Google Maps

Externe Inhalte und nicht technisch erforderliche Dienste, insbesondere eingebettete Inhalte sozialer Netzwerke oder Google Maps, werden nur nach einer vorherigen Einwilligung geladen. Erst nach Aktivierung kann eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt werden. Dabei können IP-Adresse, Geräteinformationen, Nutzungsdaten und weitere technische Daten verarbeitet werden.

Soweit Dienste von Meta eingesetzt werden, ist Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum regelmäßig Meta Platforms Ireland Limited. Bei Google-Diensten ist Anbieter regelmäßig Google Ireland Limited. Rechtsgrundlagen sind § 25 Absatz 1 TDDDG und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

18. Drittlandübermittlungen

Soweit Empfänger personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt die Übermittlung nur unter Beachtung der Artikel 44 bis 49 DSGVO. Je nach Empfänger stützen wir die Übermittlung insbesondere auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln. Trotz dieser Maßnahmen können bei Verarbeitungen in Drittländern Restrisiken bestehen.

19. Speicherdauer und Löschung

• Erfolglos beendete Bewerbungsverfahren: grundsätzlich höchstens sechs Monate nach Abschluss.
• Bewerber- und Talentpool: grundsätzlich höchstens zwölf Monate auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung.
• Beschäftigtendaten: für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und anschließend nach den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.
• Kunden-, Vertrags-, Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
• Kommunikationsdaten: bis zur abschließenden Bearbeitung, sofern keine Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigter Grund für eine längere Speicherung besteht.
• Daten zur Rechtsverfolgung und Rechtsverteidigung: bis zum Abschluss des Verfahrens und Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen.

Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, werden die Daten nach Wegfall des ursprünglichen Zwecks für andere Verwendungen gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

20. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Bestimmte personenbezogene Daten sind für ein Bewerbungs-, Vermittlungs-, Überlassungs-, Beschäftigungs- oder Vertragsverfahren erforderlich. Ohne erforderliche Stammdaten, Qualifikationsnachweise, Angaben zur Beschäftigungsberechtigung oder notwendige Vertragsdaten können wir die jeweilige Leistung gegebenenfalls nicht erbringen. Freiwillige Angaben sind entsprechend zu behandeln; ihre Nichtbereitstellung führt zu keinen Nachteilen, soweit sie für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind.

21. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen über Bewerbungen, Einstellungen, Vermittlungen oder Einsätze, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen. Technische Systeme können die Bearbeitung unterstützen; die abschließende Entscheidung trifft ein Mitarbeiter von Personalheld.

22. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO.
• Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO.
• Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO.
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO.
• Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO.
• Widerspruch gemäß Artikel 21 DSGVO.
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Artikel 7 Absatz 3 DSGVO.
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 DSGVO.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

23. Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Betroffene Personen können sich auch bei einer anderen nach Artikel 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.

24. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Weitergabe. Hierzu gehören insbesondere Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, sichere Authentifizierung, verschlüsselte Übertragungswege, Datensicherungen, Aktualisierungen der eingesetzten Systeme und die Verpflichtung von Beschäftigten auf Vertraulichkeit.

25. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Verarbeitungen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.